PREAMBULE

Le présent règlement intérieur de l’Association des
Excursionnistes Provençaux – A.E.P – approuvé par l’ A.G. du 19
octobre 2012 a pour but de compléter les statuts et de réunir les
documents existants « Règlement de l’AEP » de Février 2011 et
« Charte du randonneur » 2009, afin de définir en un seul
document les règles de fonctionnement courantes de l’Association
et les droits et les devoirs de chacun de ses membres.
Le règlement intérieur s’appuie sur le document émis par la
Fédération Française de la Randonnée (F.F. Randonnée) sous le
titre : Règlement Sécurité et Encadrement de la randonnée
pédestre.

Toute personne de plus de 18 ans, ainsi que ses enfants dans le
cadre d’une licence familiale, peut adhérer à l’A.E.P.
Les nouvelles adhésions s’effectuent au local, afin de remplir le
dossier d’inscription, munies du certificat médical, d’une photo, du
chèque de cotisation. Deux randonnées à l’essai sont autorisées.
Les renouvellements peuvent se faire par correspondance, en
remplissant la fiche d’inscription qui est sur le site, accompagnée du chèque de cotisation libellé à l’ordre de l’A.E.P. et d’un certificat médical récent ou du questionnaire de santé complété dans la mesure où un certificat médical a déjà été fourni depuis moins de 3 ans.

L’adhésion à l’A.E.P est valide pour l’année civile.
Les nouvelles inscriptions sont prises à compter du 15 septembre.
Le renouvellement doit se faire entre la date de l’Assemblée
Générale (au cours de laquelle est voté le montant de la cotisation
de l’année suivante) et le 15 décembre dernier délai.
Les adhérents ayant des difficultés financières passagères
peuvent faire une demande, directement au Président, pour
solliciter un aménagement de paiement.
Les adhérents qui n’auront pas renouvelé leur adhésion au 1er
janvier ne pourront plus participer aux activités de l’A.E.P après
cette date et seront radiés pour non-paiement de la cotisation

L’inscription à l’A.E.P entraîne l’adhésion à la Fédération Française de la Randonnée (F.F.Randonnée) qui délivre la licence et une assurance « responsabilité civile, défense recours, frais de recherche et secours, accidents corporels et assistance ».

L’assurance est obligatoire pour tous, car chaque adhérent acquitte, en plus de sa propre assurance, une part de l’assurance RESPONSABILITE CIVILE DE L’ASSOCIATION et des ANIMATEURS.

La F.F.Randonnée propose une assurance de base et un complément en option :

Assurance de base : IRA/FRA (Individuelle ou Familiale Responsabilité Accident) :

• Pratique de la randonnée pédestre et toutes formes de marche, nordique ou dynamique dans le monde entier, aussi bien dans le cadre associatif que sur initiative personnelle,

• Cheminement sur sentiers balisés ou non et hors sentier, à pied ou avec raquettes ou skis nordiques

• Trajet A/R domicile – lieu de la réunion ou de la randonnée.

Complément en option : IMPN / FMPN (Individuelle ou Familiale Multiloisirs Pleine Nature)

• Pratique de la randonnée alpine,

• Loisirs sportifs de pleine nature, par exemple ski alpin, petite escalade avec matériel jusqu’au niveau « peu difficile », via ferrata sur parcours homologués, canoë, cyclisme…

En cas d’accident, la déclaration doit être faite par l’adhérent dans les 5  jours ouvrés :

• sur Internet, site www.ffrandonnéee.fr , rubrique Extranet / Déclarer un sinistre,

• ou par courrier sur papier libre ou sur l’imprimé disponible « déclaration de sinistre » à adresser à GRAS-SAVOYE – Département Sport et Evènement – Immeuble Quai 33 – 33/34, quai de Dion Bouton – CS 70001 – 92814 PUTEAUX, en joignant à l’envoi une photocopie de la licence et un certificat médical.

L’A.E.P., les adhérents et les non-licenciés sont assurés dans toutes les manifestations sportives et extra sportives de l’A.E.P. par les assurances des adhérents ou l’assurance fédérale.

Les membres d’une autre association adhérente à la F.F.Randonnée, ayant souscrit un contrat fédéral ne sont pas tenus de souscrire une deuxième assurance, mais ils ne peuvent participer qu’aux activités couvertes par cette garantie. Ils doivent cependant justifier de cette assurance par la production d’une photocopie de la licence F.F.Randonnée jointe au formulaire d’inscription.

Les enfants mineurs, licenciés ou adhérents à l’essai, participent à nos activités sous l’entière et pleine responsabilité des parents ou des personnes qui les accompagnent. A défaut, ils sont placés sous la responsabilité de l’Animateur à condition que celui-ci ait reçu, au titre de l’activité qu’il se propose de réaliser, une autorisation écrite de la part des parents ou du tuteur légal. Dans le cas contraire il doit refuser leur participation.

La participation des animaux de compagnie est strictement interdite.

L’Association est dirigée par le Conseil d’Administration (CA) composé de 21 membres maximum, élus au scrutin secret, si souhaité, pour 3 ans par l’Assemblée Générale (AG).

4.1. Assemblée Générale

L’AG a lieu une fois par an, généralement au début du 4e trimestre de l’année civile, et chaque fois qu’elle est convoquée par le CA ou sur la demande du quart au moins de ses membres. Son ordre du jour est régi par le CA.

Est électeur tout membre adhérent à l’A.E.P depuis plus de 6 mois au jour de l’élection, ayant acquitté les cotisations échues, âgé d’au moins 18 ans au 1er janvier de l’année de vote.

Est éligible tout électeur, adhérent depuis plus de 6 mois.

Le renouvellement du CA a lieu par tiers chaque année. Les membres sortant sont rééligibles.

4.2. Fonctionnement du Conseil d’Administration

Le CA se réunit généralement chaque trimestre et chaque fois qu’il est convoqué par son Président ou par le quart de ses membres.

La présence du tiers des membres du CA est nécessaire pour la validité des délibérations.

Un procès-verbal est rédigé à chaque séance, signé par le Président et le secrétaire. Il est consultable au local.

La gestion de l’Association relève de la compétence du C.A. Elle comprend l’ensemble des actes permettant à l’Association de vivre au quotidien : gestion des adhérents, organisation des activités.

En outre le C.A. doit veiller au respect des différentes législations et obligations légales en vigueur

Il se prononce sur les admissions ou exclusions de membres.

Il rend compte de sa gestion à l’AG annuelle des membres.

4.3. Bureau

Le CA choisit les membres du Bureau au scrutin secret, si souhaité.

Il est composé au minimum du Président, d’un vice-président (ou deux si volontaires), d’un trésorier et d’un trésorier adjoint, d’un secrétaire (et d’un secrétaire adjoint si volontaire) élus pour un an.

4.4. Remboursement de frais

Les membres de l’Association ne reçoivent aucune rétribution à raison des fonctions qui leur sont confiées. En revanche les frais engagés après accord, sont remboursés sur justificatifs.

5.1. Classification des randonnées
Différents niveaux de pénibilité P et de technicité T sont proposés :
Pénibilité
R.M. (rythme modéré) ou R.B. ( Rando Balade ) :
         3 à 4 heures de marche sur terrain facile
P1 : sur sentes – 4 H 30 à 5 H de marche
        300 à 500 m de dénivelé (peu pénible)
P2 : 5 à 6 H de marche – jusqu’à 1000 m de
        dénivelé (assez pénible)
P3 : plus de 6 H 30 de marche et/ou rythme
        soutenu – plus de 1000 m de dénivelé ou
        altitude supérieure à 2500 m
Technicité
S’il n’y a pas de difficulté technique il n’y aura pas de T
T1 : petites difficultés techniques
T2 : sentier comportant des ressauts rocheux
et/ou des éboulis (en montée et/ou en descente)
T3 : sentier en dévers, corniches, ressauts
rocheux, équipements : chaînes, câbles
(sujets à vertige s’abstenir)

5.2. Programme des activités

Le programme prévisionnel, à titre indicatif, des sorties est édité trimestriellement et mis en ligne sur le site internet

Des sorties complémentaires peuvent être proposées par des animateurs au coup par coup, l’information est diffusée sur le site internet et sur la boite vocale de l’A.E.P.

Chaque semaine la boîte vocale est actualisée, elle présente toutes les sorties de la semaine.

5.3. Lieux de rendez-vous

Les principaux lieux de rendez-vous pour le départ des randonnées sont spécifiés sur le site internet. Il n’est pas nécessaire de s’inscrire aux randonnées. Le départ se fait à l’heure précise.

5.4. Week-end et sorties sur plusieurs jours

Le participant au séjour, après accord de l’animateur, doit déposer son dossier au secrétariat.

– Le séjour comporte 1 à 2 nuitées, le solde est payable 15 jours avant le départ ; en cas d’annulation du participant, l’A.E.P. est en droit de garder les sommes engagées.

– Le séjour comporte 3 nuitées ou plus, le participant remplira un « bulletin d’inscription » et une « souscription d’assurance » proposée par notre Fédération, si les responsables SEJOURS sont d’accord. Ce séjour doit être réglé dans sa totalité selon les conditions générales de vente du séjour. En cas d’annulation, le participant sera remboursé de son séjour par l’assureur, s’il est assuré. Il doit en faire lui-même la demande auprès de l’Assureur.  Si le participant n’a pas pris l’ « assurance –  annulation », l’A.E.P. est en droit de garder les sommes reçues de façon à ce que l’Association ne subisse aucun préjudice financier.

 

L’Animateur est agréé par le Président ; Il peut posséder le Certificat d’Animateur de Randonnée Pédestre (CARP) ou le Diplôme Fédéral d’Animateur, ou être reconnu compétent pour son expérience et sa mise à l’épreuve par ses tuteurs.

La formation aux premiers secours (PSC1) est obligatoire, avec une obligation de l’actualiser tous les 5 ans.

Les Animateurs se réunissent une fois par trimestre et proposent leurs projets de randonnées ou séjours. Une fois la planification validée, le programme est proposé aux adhérents.

Avant toute randonnée ou séjour, l’Animateur doit présenter une fiche explicative et détaillée à l’A.E.P. qui la fait paraître sur le site web.

Après la randonnée ou séjour, l’Animateur doit présenter au secrétariat un compte-rendu de la sortie, détaillant la liste des participants et les incidents éventuels.

L’Animateur a un rôle pédagogique, protecteur de la nature. Il respecte toutes les consignes de sécurité et de terrain.

L’Animateur est bénévole et maître de son activité, lui seul donne les instructions.

L’Association et les Animateurs sont dégagés de toute responsabilité lorsqu’un participant quitte devant témoins volontairement le groupe au cours d’une randonnée.

L’Animateur peut modifier le programme annoncé. Il peut limiter le nombre de participants, refuser un adhérent s’il présentait une difficulté pour le groupe, s’il n’est pas correctement équipé ou ne possède pas sa licence. Il ne peut fournir de médicaments.

Chaque année les Animateurs présentent au Trésorier, pour aval, leurs déclarations de frais kilométriques liés à la reconnaissance des randonnées effectuées. Ils ne sont pas remboursés de ces frais mais le montant est déductible des impôts au titre des « dons consentis aux associations sans but lucratif et d’intérêt général ».

7.1. Participation à la randonnée

Pour participer aux activités proposées par l’A.E.P. les adhérents doivent être à jour de leur cotisation, pouvoir présenter leur licence, avoir l’équipement adapté à l’activité choisie ainsi qu’aux conditions météorologiques.

Le nouvel adhérent doit se signaler à l’Animateur sur le lieu de départ.

L’adhérent choisit sa sortie en fonction de ses aptitudes et en tenant compte de la classification de la randonnée.

La randonnée part à l’heure et lieu précis. L’heure de retour, tributaire d’aléas divers, ne peut être assurée.

Les marches Nordique et Dynamique impliquent d’être inscrit à l’A.E.P. et d’être licencié à la F.F.Randonnée.

7.2 Equipement

7.2.1. Equipement personnel minimum requis 

L’équipement minimum requis comprend : chaussures de randonnée (tiges hautes vivement recommandées), sac à dos, eau (en quantité suffisante) nourriture et vêtements pour se couvrir (soleil et/ou pluie et /ou froid)

Le pratiquant de marche Nordique possèdera son propre matériel, bâtons, chaussures de sport basses.

7.2.2. Equipement de sécurité obligatoire

Tout adhérent doit avoir dans son sac à dos, la fiche individuelle santé complétée.

L’équipement de sécurité obligatoire comprend : sifflet, couverture de survie, téléphone chargé pour ceux qui en ont un, document d’identité (passeport pour les étrangers), Carte Vitale, Licence FFR, documents indiquant les personnes à prévenir en cas d’incident, éventuellement le numéro ICE sur le téléphone mobile.

Il est du ressort de chaque participant de disposer de sa pharmacie personnelle et de suivre la posologie prescrite par son médecin en cas de traitement.

L’Animateur est doté de la trousse de secours de groupe permettant de prévenir et de soigner des incidents mineurs. Il n’est pas un professionnel de santé et ne peut donc administrer aucun traitement.

Tout participant ne disposant pas de ces équipements pourra être refusé par l’Animateur.

7.3. Comportement pendant la randonnée

La randonnée est une sortie collective qui implique que l’on parte ensemble et que l’on arrive ensemble.

Les randonneurs sont solidaires et apportent leur aide aux participants en difficulté.

Tout comportement individualiste qui ne correspond pas à l’esprit associatif est proscrit.

Les participants doivent respecter les consignes données par l’Animateur et l’informer en cas de difficulté.

Le randonneur doit s’adapter au rythme de la randonnée donné par l’Animateur.

Aucun randonneur ne doit se trouver derrière le serre-fil désigné par l’Animateur.

En cas d’arrêt, le randonneur se signale au serre-file et laisse son sac au bord du chemin.

Les randonneurs ne peuvent dépasser l’Animateur qu’avec son autorisation. Dans ce cas, ils doivent attendre le groupe à l’endroit qu’il a fixé et, a minima, à la prochaine intersection.

Les participants qui désirent quitter la randonnée doivent se signaler à l’Animateur et ne sont plus alors sous la responsabilité de l’A.E.P.

Sur route, la progression se fait sur le bord gauche de la chaussée et en file indienne (art. R. 412-34 du Code de la Route), sauf consigne particulière de l’Animateur, qui est seul juge de la meilleure conduite à tenir.

La traversée de route se fait en groupe et après aval de l’Animateur.

Les participants aux randonnées protègent la faune et la flore, respectent la NATURE et les propriétés publiques et privées. Ils rapportent tous leurs déchets.

7.4. Sanctions

Tout randonneur ayant fait preuve d’indiscipline et/ou ayant mis le groupe en difficulté par son comportement sera signalé par l’Animateur au Président, qui pourra décider de sanctions éventuelles (exclusion temporaire ou définitive – sans remboursement de cotisation).

7.5. Covoiturage

Sur le lieu de départ d’une randonnée, l’Animateur organise le covoiturage. Le montant du covoiturage est annoncé sur la fiche de randonnée et au répondeur selon le tarif kilométrique fixé par l’AG.

Le licencié covoituré est assuré par le contrat d’assurance du véhicule transporteur, même assuré au tiers.

Conformément à la règlementation sur le droit à l’image, tout
adhérent autorise la diffusion de photos de groupes sur laquelle il
parait sauf expression contraire de l’adhérent.
Les photographes s’engagent à ne mettre en ligne que des photos
non-dévalorisantes.

Pour faciliter sa gestion, l’A.E.P enregistre la liste de ses membres sur un fichier informatique. Cette liste établie à partir des dossiers d’inscription est la propriété exclusive de l’A.E.P. Elle ne peut en aucun cas être communiquée.

L’A.E.P. recueille les informations personnelles de ses adhérents, à des fins de paiement de cotisations, de statistiques et d’informations par mail ou SMS uniquement.

Les données ne sont pas communiquées à d’autres organismes. Elles restent sous la responsabilité de l’A.E.P.

Pour que les statistiques aient un sens, les données sont conservées au minimum 2 ans.

Les adhérents peuvent faire modifier les données les concernant et demander à ce qu’elles soient supprimées si elles sont stockées depuis plus de 2 ans.

La trésorerie est tenue selon le plan comptable général.

Elle s’échelonne du 1° Septembre au 31 Août de l’année suivante.

La comptabilité est assurée par le Trésorier assisté du Trésorier adjoint. Le Trésorier a délégation de signature par le Président sur toutes les transactions. Le Président est tenu régulièrement au courant et un état des Finances est présenté au C.A.

Un compte courant est ouvert au Crédit Agricole.

RECETTES

Les recettes de l’A.E.P. sont acquises par les droits d’entrée à l’association, les cotisations annuelles des adhérents, la vente de la carte Sainte Victoire, la vente d’objets spécifiques, les subventions demandées par l’association, la participation aux frais lors de manifestations, les mécènes.

DÉPENSES

Chaque dépense est justifiée par une facture, un ticket de caisse ou un prélèvement.

Les dépenses sont les frais engagés pour la vie de l’association, licences, édition de la revue « HORIZONS », salaires de la secrétaire, charges, fournitures et investissement.

Chaque dépense exceptionnelle est décidée par le C.A.

Une ligne «amortissement» gère le matériel informatique et autre.